人事档案的形式和内容：1.电子档。内容包括员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名和地址及单位与联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。

2.纸质档。内容包括员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。

（1）员工个人信息表（入职前及入职后的变更）。包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

（2）员工入职审批材料。包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。

（3）员工转正审批材料。包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。

（4）员工调岗、调薪、奖惩记录。审批后均由员工签字确认。

（5）员工培训记录。尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。

（6）劳动合同及保密协议。

（7）其他。包括员工入职后取得的资格证书等的备案（纸质原件+电子版）。

企业要有相对较为完善的人事档案管理制度， HR部门要设专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。保管人事档案的柜子要由专人负责，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。

企业人事档案管理制度的制定需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。人事档案为公司机密，公司由人力资源部设专人负责管理，无关人员不得查阅。随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更。只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。

企业要设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。所有员工人事档案要及时归档，新员工入职后就要新建档案袋，档案袋上贴上员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋的统计数量、人员清单、使用登记等。

公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。

公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，如工资证明、婚育证明等，使用人要出具证明材料的理由，如用于贷款、买房、报销费用等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。公司定期要对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。 如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。公司要有人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单等。

在人事档案管理过程中，要做到“三关”：一是把好档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把好保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把好制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。

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